Prominus Vastgoedbeheer B.V. (hierna: Prominus) vindt het belangrijk dat dienstverlening open, eerlijk en transparant is. Zo vinden wij het ook belangrijk dat u wordt geïnformeerd over de Verwerkingen van uw Persoonsgegevens, welke Persoonsgegevens Prominus verzamelt, waarvoor deze Persoonsgegevens door Prominus worden gebruikt, met wie uw Persoonsgegevens door Prominus worden gedeeld en wanneer uw Persoonsgegevens door Prominus uit de systemen van Prominus worden verwijderd.
Prominus is verantwoordelijk voor de verzameling en het gebruik van uw Persoonsgegevens en heeft de voorwaarden waaronder zij uw Persoonsgegevens verzamelt en Verwerkt, vastgelegd in deze Privacyverklaring. Deze Privacyverklaring is met zorg opgesteld. Prominus verzamelt en Verwerkt uitsluitend uw Persoonsgegevens conform deze Privacyverklaring. Prominus draagt zorg voor de verzameling en Verwerking van uw Persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.
Op alle werkzaamheden uitgevoerd door Prominus is deze Privacyverklaring van toepassing.
Prominus Vastgoedbeheer B.V.
Hogehilweg 3A
1101 CA Amsterdam
Telefoonnummer: 020-5650020
E-mailadres: info@prominus.nl
Website: www.prominus.nl
De in deze Privacyverklaring gebruikte woorden of formuleringen hebben de volgende betekenis:
a. AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
b. Prominus: verwerkingsverantwoordelijke van de Persoonsgegevens.
c. Betrokkene: de natuurlijk persoon op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
d. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘Betrokkene’) die Prominus Verwerkt.
e. Privacyverklaring: deze Privacyverklaring.
f. Website: de Website onder www.prominus.nl.
g. Verwerken/Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van Persoonsgegevens.
Tenzij anders schriftelijk is overeengekomen, zijn de bepalingen van deze Privacyverklaring van toepassing op iedere Verwerking van Persoonsgegevens door Prominus.
Prominus verzamelt en Verwerkt Persoonsgegevens (voor of namens onze opdrachtgever, of voor eigen rekening) ten behoeve van:
i. het uitvoeren van overeenkomsten (huurovereenkomsten, vastgoedbeheerovereenkomsten, overeenkomsten van opdracht, arbeidsovereenkomsten en andere overeenkomsten);
ii. de afhandeling van de door de u opgevraagde informatie ten aanzien van de dienstverlening van Prominus in de breedste zin van het woord (bijvoorbeeld via de formulieren op onze Website); en
iii. (het verbeteren van) de Website alsmede de dienstverlening van Prominus.
Prominus Verwerkt de Persoonsgegevens slechts ten behoeve van de in artikel 2 en artikel 6 bedoelde doeleinden.
Prominus verzamelt op de volgende manier(en) Persoonsgegevens:
a. wanneer u deze Persoonsgegevens aan Prominus heeft verstrekt;
b. wanneer u contact opneemt met een verzoek om informatie over de diensten van Prominus;
c. doordat deze worden gegenereerd aan de hand van het gebruik van de diensten of de Website van Prominus, onder andere via cookies; of
d. van derden, zoals opdrachtgevers in het kader van vastgoedbeheersovereenkomsten of andere overeenkomsten.
Indien u verplicht bent om bepaalde gegevens (bijvoorbeeld voor het opmaken van een huurovereenkomst) te verstrekken, zal u geïnformeerd worden over de mogelijke gevolgen wanneer deze niet worden verstrekt.
Prominus dient zorg te dragen voor de naleving van de voorwaarden die op grond van de toepasselijke privacywetgeving zoals de AVG worden gesteld aan het Verwerken van Persoonsgegevens.
Prominus verschaft enkel toegang tot de Persoonsgegevens aan onze werknemers of opdrachtnemers voor zover dit nodig is voor het verrichten van onze diensten.
Prominus Verwerkt uw Persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt heeft. Hieronder vindt u een overzicht van de Persoonsgegevens die wij Verwerken:
a. Voor- en achternaam
b. Geslacht
c. Geboortedatum
d. Geboorteplaats
e. Adresgegevens
f. Telefoonnummer
g. E-mailadres
h. Burgerlijke staat
i. Documentnummer van uw identiteitsbewijs
j. Inkomensgegevens
k. Bank- en girorekeningnummer
l. Gegevens met het oog op het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken
m. Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen
n. Informatie verkregen via cookies, zoals over het surfgedrag op de websites van Prominus
o. Voorkeuren voor communicatie met Prominus
p. Andere gegevens die u actief verstrekt en/of relevant zijn in het kader van de uitvoering van onze diensten
Prominus Verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige Persoonsgegevens.
Prominus Verwerkt uw Persoonsgegevens op basis van wettelijke grondslagen uit de AVG, waaronder:
i. toestemming van u;
ii. uitvoering van een overeenkomst met u;
iii. voldoen aan een wettelijke verplichting; en
iv. het gerechtvaardigd belang van Prominus of een derde.
Prominus Verwerkt bepaalde Persoonsgegevens ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen. De gerechtvaardigde belangen van Prominus zijn onder andere: (direct) marketing, reclame, onderzoek van eigen diensten, IT-beheer en -beveiliging, delen met aan Prominus gelieerde partijen voor bijvoorbeeld administratieve doeleinden.
Prominus Verwerkt Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, op basis van de daarbij genoemde grondslagen:
Doel: Het aanbieden van diensten, waaronder ook begrepen het aanbieden van klantenservice of technische ondersteuning en Verwerking van verzoeken die betrekking hebben op deze diensten.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
Doel: Verbetering van de aangeboden diensten, onder meer door een analyse van het gebruik ervan.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
Doel: Het aangaan en onderhouden van een klantrelatie, bijvoorbeeld voor het versturen van informatieve berichten over diensten of het reageren op vragen en verzoeken.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
Doel: Het afhandelen, beheer en facturatie van opdrachten.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
Doel: Het eventueel versturen van een nieuwsbrief van Prominus.
Grondslag: Toestemming Betrokkene.
Doel: Het aanbieden van gerichte advertenties gebaseerd op uw interesses, waarbij cookies en vergelijkbare technologieën worden gebruikt om de relevante informatie over u te verzamelen (zie artikel 10 ‘Cookies, Social media en internetsites van derden en geautomatiseerde besluitvorming inclusief profilering’ voor meer informatie).
Grondslag: Toestemming Betrokkene.
Doel: Het sluiten, uitvoeren en beëindigen van huurovereenkomsten.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons prioriteit. Uw gegevens die bij ons worden opgeslagen worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd.
Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand der techniek.
Onze werknemers zijn geheimhouding van uw gegevens verplicht.
Deze regels gelden ook voor derde dienstverleners die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens Verwerken en gebruiken.
De vereiste bewaartermijn van Persoonsgegevens bepaalt Prominus aan de hand van wet- en regelgeving en eventuele claimrisico’s waarbij het uitgangspunt is dat Prominus de Persoonsgegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk.
Prominus bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden te bereiken.
a. De bewaartermijn van onze administratie is 7 jaar, overeenkomstig met de wettelijke verplichting. Dit is inclusief de met u gesloten overeenkomsten, en dus ook de persoonsgegevens zoals opgenomen in artikel 19 van de Algemene Bepalingen, en de termijn gaat in nadat de overeenkomst is beëindigd.
b. Wanneer u ons een e-mail stuurt of een vraag stelt via een contactformulier, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.
c. Gegevens voor marketingactiviteiten worden maximaal 1 jaar bewaard, nadat er contact is geweest in het kader van het aanbieden van producten of diensten.
Prominus zal uw Persoonsgegevens niet aan derde partijen verstrekken, tenzij:
a. de Persoonsgegevens worden verstrekt aan een door Prominus voor de in deze Privacyverklaring opgesomde doeleinden ingeschakelde Verwerker (derde dienstverleners). Deze dienstverleners voeren namens Prominus bepaalde diensten uit, zoals beheerdiensten, IT-diensten, juridische bijstand of betalingsdiensten. Met deze dienstverleners sluit Prominus een (Verwerkers)overeenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Prominus blijft verantwoordelijk voor deze Verwerkingen; of
b. Prominus op grond van wettelijke verplichting gehouden is Persoonsgegevens door te geven aan bevoegde instanties.
Prominus maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Een cookie is een klein (tekst)bestand dat door uw browser op uw computer wordt opgeslagen wanneer u onze Website bezoekt. Meer informatie hierover vindt u in onze Cookieverklaring.
Prominus beschikt over een account op externe platforms, zoals Facebook en LinkedIn. Het is belangrijk om te melden dat Prominus geen invloed heeft op de wijze waarop deze platforms omgaan met Persoonsgegevens. Het advies is daarom om geen privacygevoelige gegevens te delen via deze platforms.
Prominus kan links opnemen naar internetsites van derden. Het kan gebeuren dat deze derden of anderen op deze internetsites informatie over u verzamelen. Prominus is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze internetsites en de handelingen van deze derden en anderen. Prominus raadt u aan kennis te nemen van hun beleid ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens.
Automatische besluiten zijn beslissingen over u die gemaakt worden door computers, en niet (meer) door mensen. Prominus maakt geen gebruik van volledig automatische besluitvorming inclusief profilering.
Door contact op te nemen met Prominus kunt alle rechten uitoefenen die u volgens de geldende privacywetgeving toekomen, waaronder (a) het inzien van uw gegevens, (b) het rectificeren van uw gegevens, (c) het wissen van uw gegevens, (d) het beperken van de Verwerking van uw gegevens, (e) het recht op gegevensoverdraagbaarheid en (f) het recht om bezwaar te maken tegen een Verwerking.
a. Recht van inzage
U mag Prominus vragen of zij uw Persoonsgegevens Verwerken. Is dat het geval, dan kunt u inzage in deze gegevens krijgen in de vorm van een kopie.
b. Recht op rectificatie
U heeft het recht om uw Persoonsgegevens te rectificeren indien deze onjuist of onvolledig zijn. Op verzoek corrigeert Prominus onjuiste Persoonsgegevens en vult onvolledige Persoonsgegevens aan.
c. Recht op gegevenswissing
U heeft het recht om uw Persoonsgegevens te laten wissen. Dit betekent dat Prominus uw gegevens dan verwijdert. Het wissen van uw Persoonsgegevens vindt alleen plaats in bepaalde gevallen, die wettelijk zijn voorgeschreven en vermeldt staan in artikel 17 van de AVG, bijvoorbeeld wanneer uw Persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij oorspronkelijk werden Verwerkt of wanneer ze onrechtmatig zijn Verwerkt. Door de wijze waarop Prominus bepaalde diensten heeft ingericht, kan het enige tijd duren voordat back-ups zijn gewist.
d. Recht op beperking van Verwerking
U heeft het recht om de Verwerking van uw Persoonsgegevens te laten beperken. Dit houdt in dat Prominus de Verwerking van uw gegevens gedurende een bepaalde tijd opschort. Omstandigheden die hiertoe aanleiding kunnen geven, zijn onder meer situaties waarin de juistheid van uw Persoonsgegevens wordt betwist, maar Prominus enige tijd nodig heeft om de (on)juistheid daarvan te verifiëren. Dit recht betekent niet dat Prominus uw Persoonsgegevens niet mag blijven opslaan. Prominus laat u weten wanneer de beperking wordt opgeheven.
e. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Uw recht op gegevensoverdraagbaarheid houdt in dat u Prominus mag vragen om uw Persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Op verzoek en indien dit technisch mogelijk is, worden uw Persoonsgegevens door Prominus dan rechtstreeks overgedragen aan de andere verwerkingsverantwoordelijke.
f. Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens. Dit houdt in dat u Prominus kunt vragen om uw Persoonsgegevens niet langer te Verwerken. Dit geldt alleen als ‘gerechtvaardigde belangen’ de rechtsgrond voor de Verwerking vormen (zie artikel 6 ‘Doeleinden en grondslagen voor het Verwerken van Persoonsgegevens’). U kunt te allen tijde kosteloos bezwaar maken tegen direct marketing wanneer uw Persoonsgegevens voor dit doel worden Verwerkt. Als u dit recht uitoefent, Verwerkt Prominus uw Persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden.
U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de specifieke instructies te volgen die betrekking hebben op de Verwerking waarvoor u toestemming heeft gegeven.
Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft over deze Privacyverklaring, kunt u contact opnemen met Prominus via 020-5650020 of info@prominus.nl.
Als uw probleem niet naar tevredenheid is opgelost, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitPersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-Persoonsgegevens/tip-ons.
De Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Wij zullen geen bericht laten uitgaan dat deze verklaring is gewijzigd. Wij raden u daarom aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.
Voor spoedeisende storingen verzoeken wij u vriendelijk telefonisch contact met ons op te nemen via 020 565 0020.
